Die Wohnungseigentümergemeinschaft verfügt über mehrere gesetzlich geregelte Möglichkeiten,
eine Eigentümerversammlung mit dem Ziel der Abberufung des Verwalters herbeizuführen.
Diese Möglichkeiten folgen einer zwingenden Stufenlogik, die einzuhalten ist,
um formelle Fehler und Anfechtungsrisiken zu vermeiden.
1. Einberufung durch den Verwalter auf Verlangen der Eigentümer
Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer (Köpfe) unter Angabe von Zweck und Gründen
in Textform die Einberufung einer Eigentümerversammlung, ist der Verwalter nach § 24 Abs. 2 WEG
verpflichtet, dieser Aufforderung nachzukommen.
Die Übermittlung der Eigentümerliste an die Initiatoren zum Zweck der Quoren-Prüfung ist hierbei
nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO datenschutzrechtlich zulässig.
Maßgeblich ist dabei ausschließlich die Anzahl der Wohnungseigentümer, nicht die Höhe der
Miteigentumsanteile. Der Verwalter hat die Versammlung unverzüglich einzuberufen.
Eine Verzögerung oder Untätigkeit ohne sachlichen Grund stellt eine pflichtwidrige Verletzung
seiner gesetzlichen Aufgaben dar.
Nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung des BGH besteht bei Vorliegen der Voraussetzungen
des § 24 Abs. 2 WEG kein Entscheidungsspielraum des Verwalters; er ist zur Einberufung verpflichtet.
2. Einberufung durch den Verwaltungsbeirat
Kommt der Verwalter einem ordnungsgemäßen Einberufungsverlangen nach § 24 Abs. 2 WEG trotz
Fristsetzung nicht nach oder verzögert er die Einberufung ohne sachlichen Grund,
liegt eine pflichtwidrige Untätigkeit vor.
In diesem Fall ist die Eigentümergemeinschaft nicht blockiert.
Vielmehr ist nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats,
hilfsweise dessen Stellvertreter, zur Einberufung der Eigentümerversammlung berechtigt.
Sollte kein Verwaltungsbeirat existieren, kann die Einberufung im Wege einer gerichtlichen
Ermächtigung oder durch einen durch Beschluss legitimierten Eigentümer erfolgen.
Eine bloße Minderheit von Wohnungseigentümern ist nicht selbst einladungsbefugt.
Eine durch den Verwaltungsbeirat unter diesen Voraussetzungen einberufene Versammlung ist
voll wirksam; die dort gefassten Beschlüsse sind nicht allein wegen der Art der Einberufung anfechtbar.
3. Umlaufbeschluss
Ein Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG ist nur dann wirksam, wenn alle im Grundbuch
eingetragenen Wohnungseigentümer zustimmen (Allstimmigkeit).
Bereits eine fehlende Rückmeldung oder eine Gegenstimme führt zur Nichtigkeit des Beschlusses,
sofern nicht zuvor durch einen gültigen Mehrheitsbeschluss die Mehrheitsentscheidung für diesen
konkreten Gegenstand im Umlaufverfahren zugelassen wurde (§ 23 Abs. 3 S. 2 WEG).
Der Umlaufbeschluss kommt erst mit der letzten wirksamen Zustimmung zustande.
Gesetzlich genügt seit der WEG-Reform 2020 die Textform.
Bei der Abberufung eines Verwalters ist jedoch dringend die Schriftform mit eigenhändiger
Unterschrift zu empfehlen, da insbesondere Banken und sonstige Dritte regelmäßig einen
belastbaren Echtheitsnachweis verlangen.
Der Umlaufbeschluss eignet sich für die Abberufung eines Verwalters daher ausschließlich in
kleinen, vollständig einmütigen Gemeinschaften.
In allen anderen Fällen ist eine ordnungsgemäß einberufene Eigentümerversammlung regelmäßig
der schnellere und rechtssicherere Weg.
Kapitel 2: Außerordentliche Eigentümerversammlung
Die außerordentliche Eigentümerversammlung ist der zentrale rechtliche und organisatorische
Wendepunkt. In ihr werden die Beschlüsse gefasst, die die Abberufung, die Bestellung des neuen
Verwalters sowie die Übergabe rechtlich absichern.
1. Abberufungsbeschluss
Die Abberufung des Verwalters erfolgt durch Mehrheitsbeschluss gemäß § 26 Abs. 3 WEG
und ist seit der Reform jederzeit möglich.
Zu beachten ist jedoch die juristische Trennung:
Die organschaftliche Stellung endet sofort, der zugrunde liegende Verwaltervertrag endet jedoch
kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 S. 2 WEG),
sofern keine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt.
Der Beschluss muss dem Bestimmtheitsgrundsatz der BGH-Rechtsprechung entsprechen
und klar gefasst werden, insbesondere hinsichtlich:
des exakten Zeitpunkts der Abberufung,
der Abgrenzung der Zuständigkeiten,
der Verpflichtung zur geordneten Übergabe.
2. Bestellung des neuen Verwalters
Die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss nach § 26 Abs. 1 WEG.
Es ist dringend zu empfehlen, Abberufung und Neubestellung in getrennten Beschlüssen zu fassen
und die Bestellung zeitlich unmittelbar an die Abberufung anzuknüpfen.
Die Bestellung begründet die Organstellung, nicht jedoch automatisch den Vertragsschluss.
Nach § 9b Abs. 2 WEG vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats
(oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer) die Gemeinschaft
beim Abschluss des neuen Verwaltervertrags.
3. Beschluss zur Übergabe und „Digitale Inventur“
Zwingend erforderlich ist ein Beschluss, der den bisherigen Verwalter unter konkreter
Fristsetzung zur vollständigen Übergabe verpflichtet.
Dies umfasst Buchhaltungsunterlagen, Kontozugänge, Bankunterlagen, Verträge,
Protokolle und Korrespondenz.
In technischer Hinsicht schließt dies die Herausgabe sämtlicher digitaler Verwaltungsdaten
in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (z. B. CSV oder SQL)
gemäß Art. 20 DSGVO ein.
Eine „Digitale Inventur“ ist hierbei unerlässlich:
Der neue Verwalter muss Zugriff auf alle Administrator-Accounts für Eigentümerportale,
smarte Schließanlagen, IoT-Heizungssysteme oder App-gesteuerte Aufzüge erhalten.
Ohne die Übertragung dieser digitalen Hoheitsrechte droht der WEG die technische Handlungsunfähigkeit.
Kapitel 3: Nachlaufphase des bisherigen Verwalters (bis zu 6 Monate)
1. Trennung von Abberufung und Vertragsende
Es ist zwischen der Abberufung als Organ und dem Verwaltervertrag als Dienstvertrag zu unterscheiden.
Während der vertraglichen Nachlaufphase ist der Verwalter nicht mehr organschaftlich tätig
und besitzt keine Vertretungsmacht mehr im Außenverhältnis,
bleibt jedoch zu Mitwirkung und Übergabe verpflichtet.
2. Pflichten und Datenschutz in der Nachlaufphase
Der bisherige Verwalter muss an der Übergabe mitwirken, Auskünfte erteilen
und offene Vorgänge darstellen.
Eine eigenständige Verwaltungsführung oder neue Dispositionen sind ihm nicht mehr gestattet.
Mit der Abberufung müssen sämtliche technischen Zugriffsberechtigungen auf Systeme der WEG
entzogen werden. Nach Abschluss der Übergabe und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
ist der Alt-Verwalter zudem verpflichtet, personenbezogene Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen.
Kapitel 4: Beginn der Tätigkeit des neuen Verwalters – praktische Realität
1. Sofortige Verantwortung, technische Validierung und Übernahmeaufwand
Mit der wirksamen Bestellung übernimmt der neue Verwalter sofort die Verantwortung
für die Verwaltung sowie die Rolle des datenschutzrechtlich Verantwortlichen
(Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Er muss die erhaltenen Buchhaltungssalden technisch validieren
(Anfangssalden-Prüfung).
Da er für die künftigen Jahresabrechnungen haftet,
ist eine lückenlose Übernahme der digitalen Datenbestände ohne manuelles Abtippen
essentiell für die Compliance.
Aufgrund der hohen Komplexität und des außerordentlichen zeitlichen Aufwands,
der mit der Erfassung der Altdaten, der technischen Systemeinrichtung
und der rechtlichen Erstprüfung verbunden ist,
fällt für diese Phase regelmäßig eine im Verwaltervertrag individuell
vereinbarte Sonderleistung an.
2. Bankvollmacht und Geldwäschegesetz
Die Umsetzung einer Bankvollmacht nimmt je nach Institut bis zu vier Wochen in Anspruch.
Diese Verzögerung resultiert primär aus den Identitätsprüfungen
(KYC-Prozess) nach dem Geldwäschegesetz (GwG).
In dieser Zeit kann der neue Verwalter oft keine Zahlungen auslösen;
Lastschriften und laufende Verpflichtungen (Versicherung, Energie)
müssen daher engmaschig überwacht werden.
3. Sicherstellung der Handlungsfähigkeit und Außenkommunikation
Um Risiken zu minimieren, sollten Bankunterlagen frühzeitig vorbereitet werden.
Zur Sicherung der rechtlichen Handlungsfähigkeit muss der neue Verwalter
den Wechsel unverzüglich dem Grundbuchamt, dem Finanzamt sowie allen Versorgern
und Versicherungen anzeigen.
Ein Nachsendeauftrag für die WEG-Post ist zwingend,
um Fristversäumnisse bei gerichtlichen Zustellungen
(z. B. Klagen gegen die WEG) zu vermeiden.
Eine transparente Kommunikation gegenüber den Eigentümern
über diese Prozesse verhindert unnötige Konflikte.
Kapitel 5: Fazit – Übergabe ist kein Moment, sondern ein Prozess
Der Wechsel eines WEG-Verwalters ist ein mehrstufiger Prozess,
der regelmäßig mehrere Monate umfasst.
Er verbindet WEG-Recht, IT-Sicherheit und Datenschutz.
Ein erfolgreicher Wechsel endet erst mit der vollständigen Datenmigration,
der legitimierten Handlungsfähigkeit gegenüber Dritten
und dem formalen Übergabeprotokoll.
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